Récupérer 2 % d’achats perdus grâce à l’automatisation des contrôles contrats–devis.

Le défi

Une entreprise du secteur de l’électronique faisait face à une problématique récurrente dans la gestion de ses achats : la difficulté à comparer systématiquement les bons de commande (Purchase Orders – POs) avec les contrats cadres signés avec ses fournisseurs.

Les équipes achats passaient commande tout au long de l’année auprès des mêmes fournisseurs, souvent dans l’urgence opérationnelle. En pratique, la vérification de la cohérence entre les conditions contractuelles (prix, remises de volume, conditions de facturation) et les POs était réalisée manuellement, au cas par cas.

Le responsable des achats était conscient des limites de cette approche :

• Un processus fortement dépendant des personnes, donc source d’erreurs

• Des contrôles réalisés uniquement sur les plus gros montants

• Environ 80 % des commandes n’étaient jamais vérifiées faute de temps

Cette situation exposait l’entreprise à des pertes financières invisibles, mais aussi à un risque de non-conformité contractuelle.

Le challenge

L’entreprise a engagé Siembra pour réaliser un diagnostic ciblé de ses pratiques achats.

L’objectif : identifier rapidement s’il existait des écarts entre les contrats fournisseurs et les bons de commande émis.

Le diagnostic a révélé un constat clair :

• Environ 2 % du volume d’achats analysé était impacté par des écarts

• Ces écarts provenaient principalement de :

  • remises de volume non appliquées

  • erreurs de prix

  • incohérences de facturation

À la suite de ce diagnostic, Siembra a déployé sa plateforme afin de :

• Systématiser la comparaison entre contrats et POs

• Mettre en place un workflow continu et automatisé de contrôle

• Détecter les écarts en temps réel, avant qu’ils n’impactent la facturation

• Sortir d’une logique de contrôle ponctuel pour passer à un processus robuste et pérenne

L'impact

Le projet a permis à l’équipe achats de transformer sa manière de travailler :

• Mise en évidence d’économies significatives, auparavant invisibles

• Réduction drastique du risque d’erreur humaine

• Des analyses qui prenaient des heures sont désormais réalisées en quelques instants

• Passage d’un contrôle réactif à une maîtrise proactive des engagements contractuels

Au-delà des gains financiers, l’entreprise a renforcé la fiabilité de ses processus achats et la confiance dans ses données.

— Emmanuel